发文管理工作，指学院党的机关、行政机关制发公文的过程和日常管理，包括草拟、登记、审核、签发、复核、缮印、用印、分发、日常归档、清退、销毁。
一、拟稿人草拟公文应填写“河北建筑工程学院（）发文头纸”。（密级、处领导核批签字、拟稿人、标题、附件、主送、抄送、发放单位、份数等项目必须填写）拟稿将电子版公文送党政办机要室编号、排版、印刷，公文用纸一律使用A4纸张。
草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合河北建筑工程学院的职责权限，如提出新的政策规定，应当切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，书写工整，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（五） 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
（六）应当使用国家法定计量单位。
（七）文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。单位代号应当使用汉字。
（九）拟制紧急公文，应当说明紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。
二、审核、复核：公文送负责人签发前，应当进行审核、复核。落款为“部处”名义的公文由各处处长或委托本部门主管副处长审核、签字。落款为“中共河北建筑工程学院委员会”“河北建筑工程学院”的院级公文，实行二级审核负责制：⑴处核：由主办处室负责人按《中共河北建筑工程学院委员会河北建筑工程学院公文处理办法》负责审核；⑵党政办文字秘书审核：审核重点是对公文内容进行把关。内容是否符合国家法律、法规和方针，与现行政策是否衔接，是否与本单位有关规定相抵触，是否与有关部门协商、会签，文字表述是否准确等，同时负责审核行文方式是否妥当；是否符合行文规则和公文拟制要求，公文格式是否符合有关规定。⑶党政办机要秘书复核：复核重点是：公文体例格式及行文规则、审批手续、附件材料是否齐全、密级、印发范围、主题标引等。对于改动较多、涉及范围广的重要公文在印刷前需出清样，交党政办分管副主任进行复审。
三、会签：公文内容涉及到其它职能部门分管的工作范围，由主办单位送会签单位会签。 ⑴处级行文需要会签的公文，经本部门领导审核后，送有关单位会签；⑵院级行文需要会签的公文，经主办部门负责人审核后，先送有关部门会签，然后送学院党政办公室核稿，后报院领导签发；⑶联合行文会签一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。
四、联合行文：行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。
行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号，与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可协商确定，但只能标注一个机关为发文字号。
五、签发：公文落款为“中共河北建筑工程学院委员会”、“河北建筑工程学院”的为院级公文，院级公文需经主持工作的院领导签发，一般本着谁主管谁负责的原则。公文落款为学院各职能部门的为处级公文，处级公文需经各职能部门正处长或委托本部门主管副处长签发有效。
六、缮印：需要打印的公文，由党政办机要秘书根据要求份数印刷文件，印刷字迹清晰、无段划、墨色纯正、浓淡适度均匀；套印准确、上下一致、白边保留符合规定要求，无脏、无皱、无破、无白页等，。
七、院对。承办部门拟稿人负责对打印后的公文清样逐字逐句地对照原稿进行院对，并在“河北建筑工程学院（ ）发文头纸”上签字。
八、中共河北建筑工程学院委员会、河北建筑工程学院公文专用标识：
（一）通用文件
1.《中共河北建筑工程学院委员会文件》
凡中共河北建筑工程学院委员会职责范围内的事项，以党委文件行文。（含上行文头、下行文头）。
2.《河北建筑工程学院文件》
凡河北建筑工程学院职责范围内的重要事项，以行政文件行文（含上行文头、下行文头）。
（二）专用文件
1.《中共河北建筑工程学院纪律检查委员会文件》
凡中共河北建筑工程学院纪律检查委员会职责范围内事项由纪检办行文，用此文头纸。
2.《中共河北建筑工程学院党委常委会纪要》、《河北建筑工程学院院长办公会纪要》
凡记载学院党委常委会会议情况和决定事项的用《中共河北建筑工程学院常委会纪要》文头纸；
凡记载学院院长办公会会议情况和决定事项的用《河北建筑工程学院院长办公会纪要》文头纸。
3.《中共河北建筑工程学院委员会》、《河北建筑工程学院》信函纸
凡向不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的分别用北航党委信函纸和北航行政信函纸。
九、本细则自发布之日起实行，以往相关文件与之有出入的，以此文件为准。
