收文管理工作规定指学院党的机关，行政机关，收到外来文件的办理过程和日常管理制度.
凡是通过邮局、机要交通渠道寄发来的，信封上标有“河北建筑工程学院”“ 河北建筑工程学院党政办”字样的信件，统一由学院党政办机要室负责拆封、签收。拆封、签收时负责检查信封是否完好，如有破损，视情况做好记载，并向党政办分管负责同志反映。
二、登记
收文拆封后，按党、政系统分门别类地进行登记，并将其中的党、政文件填写《中共河北建筑工程学院委员会河北建筑工程学院文件批办单》、信件登记在信件本后送党政办主任拟办；密级刊物、信息、简报等登记后，按领导指示直接分送院领导个人；一般刊物、信息、简报不需登记，按领导指示直接分送院领导个人。
三、拟办
党政办主任负责学院外来文件拟办，对于需拟办的文件，应根据文件的性质、内容、党内文件阅读范围等，按院领导分工，提出拟办意见。对于需办理的文件应明确文件主批人或主办单位和协办单位。文件拟办批文随到随批，
四、分送
党政办主任对上级文件提出拟办意见后，由党政办机要秘书，于每个工作日按“拟办意见”分送。分送时一般按拟办意见顺序分送。在分送过程中应注意领导如有指示，党政办机要秘书应将复印件送承办单位，原件继续传阅。一般刊物、信息、简报按党政办主任意见，直接送给领导个人。
五、领导批办
需经领导批办的文件，主批人应明确签署意见，姓名和批办日期，其它批办领导阅后签字，标明日期，如果圈阅视为同意。领导批、阅办文件一般在2个工作日内。
六、职能部门承办
两个或以上部门承办的文件，有明确主办部门的，按领导批示办理；未明确的原则上以党政办主任拟批意见顺序为准，第一个部门为主办部门，并承担主办责任，其余为协办部门，协办部门要积极配合，不得借故推诿。原件送主办部门办理，其他部门同时复印分送。
承办部门收到上级文件应及时传阅，对于“办文”要及时处理，并在《中共河北建筑工程学院委员会河北建筑工程学院文件批办单》“办理结果”一栏认真填写文件落实情况并将上报文字材料附在正文之后，一并退回党政办公室归档。
对于不属于本部门职权范围或者不宜本部门办理的文件，应当及时退回党政办公室并说明理由。
"办文”按上级来文时限要求办理。
七、阅文
阅读党内文件应严格按照来文阅读范围办理：
省级文件：由党政办机要室机要秘书传学院党委书记、院长党员干部阅读。省级文件一般不得扩大阅读范围，因工作需要，学院党委书记、院长可以将文件批给指定的同志阅读。除院领导同志因工作需要可以短时间内拿到办公室（不得带回家）使用外，其他同志需在党政办机要室阅读。
地市级文件：由党政办主任提出拟办意见，传院有关主管领导批办，并转有关职能部门阅办。（此类文件不得带回家）
县团级文件：由党政办主任提出拟办意见，传院有关主管领导批办，并转有关职能部门阅办。此类文件下发到学院各党总支，供副处级以上党员干部阅读。并根据文件内容和工作需要，可由院党委领导决定，向副科级以上职务党员干部传达。
密级刊物一般应存放于机要室，院领导可到机要室阅读，也可到自己办公室阅读，阅读、使用完毕后由机要室收回。
离退休干部按相应职务在机要室阅读相应级别的文件。
上级来文中的“阅文”在各职能部门一般不得超过3天。
八、催办
上级来文中需要办理的公文，党政办公室机要秘书和各职能部门文秘人员负责催办。需催办的文件根据文件内容和时限要求分别为跟踪催办、重点催办、定期催办。并分别列入催办登记本，由职能部门文秘人员定期向党政办公室机要秘书反馈文件办理结果。
九、归档
办理完毕的文件，按照学院文书档案归档范围，党、政文件分别按年代、机构、问题归档，次年第一季度向学院档案室移交完毕。
十、清退、销毁
凡经学院党政办分送给职能部门的文件（含各单位直接收到的上级发来有保存价值的正式文件），各种密级期刊、院内下发的密级文件，一律回收，定期清退，每半年清交一次。凡个人和单位订阅的密级期刊，也要到指定地点自行销毁，严禁私自出售，如各单位和个人自行销毁有困难的，可交党政办公室统一销毁。
销毁涉密公文应当到指定场所，登记后由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。
十一、本细则自发布之日起实行，以往学院发相关文件与之有出入的，以此文为准。
