第一条 为实现学校公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《河北省党政机关公文处理工作实施细则》（冀发〔2013〕13）规定，制定本细则。
第二条 学校公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党的路线方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理是指包括公文拟制、办理、管理等相互关联、衔接有序的工作。
第四条 学校党委（校长）办公室是公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作，对校内公文负有审核、删改、退稿重写、控制行文的职责。
第五条 各部门、各单位要高度重视公文处理工作，要指定专（兼）职人员负责公文处理工作。公文处理人员应相对稳定，且具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守，勤于学习，刻苦钻研业务，努力提高公文处理工作的效率和质量。
第六条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第七条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密安全。
（一）决议。用于经党代会等重大会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要决策事项。
（二）决定。用于对重要事项作出决策和部署，对有关单位和人员进行奖惩等。
（三）通告。用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（五）通知。用于传达上级指示精神；要求执行或周知的事项；转发公文；发布行政规章制度，印发工作总结、工作要点、计划等。
（六）通报。用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
（十）议案。用于按程序向同级代表大会或代表大会常务委员会提请审议事项。
（十一）函。用于向不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
第九条 公文格式一般由眉首、主体和版记3部分组成。
（一）眉首。包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。各要素根据需要选择。
１.份号。公文印制份数的序号。涉密公文和内部事项应标注份号，份号标在眉首左上角。
２.密级和保密期限。涉密的公文，应当根据涉密程度，分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”及保密期限，密级与保密期限中间用★隔开。党委类密级公文标注在首页左上角，行政类密级公文则标注在右上角。
３.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文分别标注“特急”、“加急”。电报分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同时是密级公文的，上标紧急程度，下标密级程度。
４.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成，红色套印。联合行文时，发文机关标志可以用联合发文机关名称，也可单独用主办机关名称。
５.发文字号。学校部门代字、年份和发文序号。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不标虚位（即１不编为001），不加“第”字。联合行文只标明主办机关发文字号。
6.签发人。上行文应当标注签发人姓名，在公文首页发文字号的右侧标识“签发人”及姓名。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识“签发人姓名”。下行文不标“签发人”及姓名。
（二）主体。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。
1.标题。应当准确简要地概括公文的主要内容，由发文机关名称、事由和文种3部分组成。可一行或多行排布，回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。除法规、规章名称加书名号外,标题中一般不用标点符号。有年份的一律用阿拉伯数字。
2.主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。除通告、纪要外，公文必须标明主送机关。主送机关一般应当位于标题之下，在正文上方顶格书写并加冒号。有的公文如决定、纪要等，主送机关可置于尾栏部分抄送机关之上。
3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。位于主送机关下一行，空两字书写；回行顶格时数字和年份不能分两行；文尾空白容不下印章时，调整字距、行距来解决，不得使用“此页无正文”来解决。
4.附件说明。公文如有附件,应当在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称；多个附件使用阿拉伯数字标识（如“附件：1.×××××”）。附件名称后不加标点符号。
５.发文机关署名。党委或行政类公文都要在正文右下方署发文机关全称或规范化简称。多个单位联合发文，每排最多署三个发文机关，最后一排余一个或两个发文机关，均居中排布。
６.成文日期。一律用阿拉伯数字标识。确定的原则是：凡会议通过的，以通过日期为准；领导签发的，以领导签发日期为准；联合签发的，以最后签发领导签发日期为准。成文日期位于发文机关署名右下方。决议、决定、规定等不标明主送机关的公文，把成文日期加括号标注在标题下方居中位置。
7.印章。公文中有发文机关署名的，应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的中央、省委等的普发性公文以及“电报”、“纪要”不盖章。我校的“纪要”没有特定标志，都需要盖章。联合上报的公文盖主办机关印章；联合下发的公文都盖章。
8.附注。公文如有附注，应列成文时间之下1行左侧，用圆括号括起来。用于上行文时标注联系人和电话；用于下行文时标注普发范围和注意事项。
9.附件。公文正文的说明、补充或参考资料。附件与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
（三）版记。置于公文最后一页，包括抄送机关、印发机关和印发日期。
1.抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。“抄报”和“抄发”统一为“抄送”。抄送机关用逗号隔开，最后一个用句号。
2.印发机关。指公文的管理机构，我校为党委（校长）办公室。
（一）公文用纸一般采用国际标准A4型(210㎜×297㎜)，左侧装订。文字从左至右横写、横排，每页排22行，每行28字。标题用2号加黑小标宋体或华文中宋字，正文用3号仿宋体字，秘密等级、紧急程度用3号黑体字，发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
（二）标题结构层次序数,第一层为“一、”，文字用黑体加黑；第二层为“(一)”,文字用楷体加黑；第三层为“1.”，文字用仿宋体加黑；第四层为“（1）”，一般不加黑。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（五）文内使用非规范化简称时,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（六）公文中的数字,部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第十一条 行文应当确有必要,讲求实效，注重针对性和可操作性。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。有行文权的部门向上级对口部门行文，必须经过分管校领导的审阅加批。
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）机关部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应经党委、行政同意或授权，在文中应有明确表述；属于部门职责范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请求性公文中夹带请示事项。标题中不得出现“请示报告”字样。
（四）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学校或本部门名义向上级机关负责人报送公文，更不能以学校领导名义或机关部门负责人名义向上级机关报送。
（一）主送受理机关部门，根据需要抄送机关其他部门。行政文一般发“校属各单位、机关各部门”，组织、人事、监察、审计等部门行文可根据需要确定部分主送部门和抄送部门。党委文一般发“各党委、党总支”。
（二）机关部门均可代学校以本部门名义校内行文，但在文中必须注明经校行政或校党委同意。党校办、组织、人事、监察、审计等部门可在部门职权范围内以部门名义校内行文。
（三）发文涉及几个部门职权范围内的事务，应协商一致并会签后，再行文。对有关问题协商不一致的，不得行文。
（四）校党委和校行政以及机关部门间必要时可联合行文；属于各自职权范围内不交叉的工作，不得联合行文。
（五）机关部门之间一般不行文。校内各单位有必要用文字形式向校领导请示、报告工作的，用“请示”或“情况报告”。
（六）校内的重要行文,应当同时抄送直接上级主管机关。
（七）基层单位向学校请示事项时，机关部门应提出倾向性意见后报校领导，不能原文转报。称谓上可用“机关部门名称并校领导（校党委）”。
（八）除学校领导直接交办的事项外, 基层单位和机关部门的公文不直接送给校领导个人，更不要直接送给多名领导。如需报送校领导，要以“校领导”或“校党委”等规范称谓。
第十五条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定，完整体现发文机关的意图，并同现行公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策、措施和办法要切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表达准确，文字精炼。
（四）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定，格式要规范。
（六）重要公文的起草应当由机关部门负责人主持，涉及面广的公文，必要时由分管校领导或主要校领导主持。
第十七条 公文文稿拟出后，主办部门领导要认真审阅、修改、签字。审核的重点是:是否确需行文,内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规；是否符合上级机关的指示精神，所提措施和办法是否切实可行，涉及有关部门的事项是否经过协商并取得一致意见，与其他文件有无矛盾、重复、脱节。
第十八条 公文文稿送校领导签发前，须由党委（校长）办公室核稿。未经审核的文稿，不得送校领导签发。核稿的重点是: 是否需要行文，行文方式是否妥当，行文依据是否准确等，涉及多部门的是否协商会签，发送范围是否适当；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定，附件材料是否齐全等。核稿时对重要内容的变动，应当与主办部门协商，提出意见，退拟稿人修改。
第十九条 公文一般由学校主要领导签发。签发人应当明确签署意见、姓名和完整时间。其他审批人圈阅（需注明时间）或签名的，视为同意。已签发的文稿，不得擅自改动；如有改动，应当经签发人同意。
第二十条 公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。发文办理包括登记、复核、印制、核发等程序。
（一）学校收到公文，由党委（校长）办公室指定人员统一拆封、登记、初审、编号、分发。参加上级机关召开的各种会议带回的重要文件和领导同志的讲话材料，应交党委（校长）公室登记或本部门妥善留存。
（二）综合性公文由党委（校长）办公室主任提出拟办意见，呈送校领导批示。涉及两个以上部门办理的公文，应当确定一个主办单位；紧急公文，应当明确办理时限。办公室指定专人将批示后的公文及时送传阅对象或承办部门阅知。传阅中要避免横传，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（三）承办部门或单位收到需办理的公文后，要抓紧办理，及时答复来文单位，做到急事先办、不拖不压，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门或本单位业务范围，或者不适宜主办的，应当迅速退回交办部门并说明理由。
（四）送校领导批示或交业务部门办理的公文，党委（校长）办公室要负责催办、查办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要文件，应当及时了解和反馈执行情况。重要和限时的文件，承办单位如确实需要延长办理时间，应当告知党委（校长）办公室，必要时要向来文单位说明原因。
第二十二条 发文办理的程序：签发的公文在付印前应对公文审批手续、内容、文种、格式等进行复核。复核后，确定发文字号和印制份数，并详细登记。印制必须确保质量和时效。印制完毕后，应对公文再次进行检查后，再用印、分发。
第二十三条 涉密公文应当通过机要渠道进行传递。涉密文稿应当通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十四条 各单位、各部门都要建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十五条 上级机关的公文，除注明不准翻印的以外，经分管校领导或党委（校长）办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。翻印文件与原正式文件同样管理。
第二十六条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十七条 公文办理完毕后,承办人员应当根据《中华人民共和国档案法》和学校档案工作的规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十八条 公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，分类要科学、准确，符合公文立卷要求，便于档案保管和利用。
第二十九条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁秘密公文，必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十一条 本细则自印发之日起施行。此前发布的有关公文处理的规定停止执行。
